REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ — ZapisSpotkania.pl

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://zapisspotkania.pl (dalej: „Serwis” lub „ZapisSpotkania”).

Usługodawcą i właścicielem Serwisu jest:

Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Ilekroć w Regulaminie mowa o:

Kontakt z Usługodawcą możliwy jest pod adresem e-mail kanas@kta.pl oraz telefonicznie pod numerem +48 697 05 08 02.

Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu w całości. Warunkiem założenia Konta jest zaznaczenie w formularzu rejestracji oświadczenia o zapoznaniu się i akceptacji Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

Serwis umożliwia odpłatne i, w ograniczonym zakresie, nieodpłatne (próbka) korzystanie z narzędzia do:

Zakres funkcji dostępnych dla danego Konta zależy od roli (zwykły Użytkownik / administrator) oraz aktywnego Planu — szczegóły w Cenniku.

Serwis nie świadczy usług doradztwa prawnego, księgowego ani żadnego innego rodzaju doradztwa profesjonalnego. Raporty i transkrypcje generowane przez AI mają charakter pomocniczy i nie stanowią gwarancji w pełni dokładnego odzwierciedlenia przebiegu spotkania — zob. § 11.

Korzystanie z Serwisu wymaga: urządzenia z dostępem do Internetu, aktualnej przeglądarki internetowej z obsługą JavaScript i plików cookies oraz — przy nagrywaniu bezpośrednio w przeglądarce — sprawnego mikrofonu.

Usługodawca nie gwarantuje działania Serwisu w przeglądarkach niewspieranych lub przy wyłączonej obsłudze JavaScript/cookies.

Zasady wykorzystania plików cookies opisuje Polityka Prywatności.

Rejestracja samoobsługowa jest dostępna wyłącznie wtedy, gdy Usługodawca ją włączy. W pozostałym czasie Konta zakłada wyłącznie Administrator Serwisu na wniosek zainteresowanego.

Założenie Konta wymaga podania loginu, hasła oraz — jeżeli Usługodawca skonfigurował potwierdzanie adresu e-mail — adresu e-mail, na który wysyłana jest wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Konto pozostaje nieaktywne do czasu potwierdzenia adresu.

Użytkownik zobowiązany jest do:

Jedno Konto przeznaczone jest dla jednego Użytkownika. Dane, nagrania i raporty poszczególnych Kont są od siebie odseparowane — Użytkownik nie ma dostępu do danych innych Kont poza własnym.

Usługodawca może odmówić założenia Konta lub zawiesić/usunąć istniejące Konto w przypadku naruszenia Regulaminu, przepisów prawa lub uzasadnionego podejrzenia nadużycia (np. wykorzystywania darmowej próbki do generowania nieuzasadnionych kosztów po stronie Usługodawcy).

Użytkownik może w każdej chwili zażądać usunięcia Konta, kontaktując się z Usługodawcą pod adresem kanas@kta.pl. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną ze skutkiem natychmiastowym i skutkuje trwałym usunięciem danych zgodnie z Polityką Prywatności, z zastrzeżeniem danych, które Usługodawca zobowiązany jest przechowywać dłużej na podstawie przepisów prawa (np. dokumenty księgowe).

Użytkownik może wykorzystywać Serwis wyłącznie w sposób zgodny z prawem, dobrymi obyczajami oraz niniejszym Regulaminem.

Zabronione jest w szczególności:

Nagrania spotkań zawierają dane osobowe uczestników (w tym głos i treść wypowiedzi). Wgrywając nagranie, Użytkownik oświadcza i ponosi wyłączną odpowiedzialność za to, że:

Usługodawca nie weryfikuje treści wgrywanych nagrań przed ich przetworzeniem i nie ponosi odpowiedzialności za naruszenia wynikające z nielegalnego pozyskania lub wykorzystania nagrania przez Użytkownika.

W razie otrzymania wiarygodnego zgłoszenia o bezprawności nagrania lub raportu, Usługodawca może zablokować dostęp do takich danych do czasu wyjaśnienia sprawy (art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Aktualny Cennik Planów jest dostępny w Serwisie. Ceny podane są w złotych polskich i są cenami brutto, zawierają podatek VAT w obowiązującej stawce (obecnie 23%).

Nowo założone Konto otrzymuje jednorazową darmową pulę minut („próbka”) opisaną w Cenniku, nieodnawialną cyklicznie.

Odpłatny dostęp do wyższych limitów wymaga wykupienia Planu. Płatność następuje z góry, przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, jednym z dostępnych sposobów:

Faktury za wykorzystanie Planów wystawia KTA.pl Sp. z o.o. (dane jak w § 1). Faktura wystawiana jest na dane podane przez Użytkownika przy zamówieniu Planu — Użytkownik odpowiada za ich poprawność.

Plan jest przypisany do Konta na okres rozliczeniowy określony w Cenniku (domyślnie 30 dni od aktywacji). Podniesienie Planu w trakcie trwania okresu rozpoczyna nowy okres rozliczeniowy z pełną pulą minut — niewykorzystane minuty z poprzedniego okresu nie są przenoszone.

Po wyczerpaniu puli minut lub po wygaśnięciu okresu rozliczeniowego bez przedłużenia Planu, Konto przechodzi w tryb ograniczony (tylko odczyt dotychczasowych danych) do czasu wykupienia kolejnego Planu.

Usługodawca może zmieniać Cennik. Zmiana nie wpływa na Plan już opłacony i aktywny w bieżącym okresie rozliczeniowym.

Konsument, który zawarł z Usługodawcą umowę na odległość, może odstąpić od niej bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

Wzór formularza odstąpienia od umowy dostępny jest na żądanie pod adresem kanas@kta.pl. Odstąpienie można zgłosić również w dowolnej innej jednoznacznej formie, np. e-mailem na ten sam adres.

Wyjątek — dostarczanie treści cyfrowych. Usługa Serwisu (dostęp do Planu, przetwarzanie nagrań) stanowi dostarczanie treści cyfrowej niezapisanej na nośniku materialnym, realizowane bezpośrednio po dokonaniu zamówienia. Zgodnie z art. 38 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta, prawo odstąpienia nie przysługuje, jeżeli spełnianie świadczenia rozpoczęło się za wyraźną zgodą Konsumenta wyrażoną przed upływem terminu do odstąpienia od umowy i po poinformowaniu go przez Usługodawcę o utracie prawa odstąpienia.

W formularzu zamówienia Planu Konsument proszony jest o odrębne zaznaczenie zgody: „Żądam natychmiastowego rozpoczęcia świadczenia usługi i przyjmuję do wiadomości, że po jego pełnym wykonaniu utracę prawo odstąpienia od umowy.” Bez tej zgody aktywacja Planu może zostać opóźniona do upływu 14-dniowego terminu na odstąpienie.

W przypadku skutecznego odstąpienia przed rozpoczęciem świadczenia, Usługodawca zwraca otrzymaną płatność w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, tym samym sposobem płatności, chyba że Konsument wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu.

Postanowienia niniejszego paragrafu nie mają zastosowania do Użytkowników niebędących Konsumentami.

Użytkownik może zgłaszać reklamacje dotyczące działania Serwisu na adres kanas@kta.pl, podając login, opis problemu oraz — jeśli to możliwe — datę i godzinę wystąpienia.

Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od jej otrzymania.

Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym z unijnej platformy ODR dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr — kontakt do Usługodawcy: kanas@kta.pl.

W celu realizacji usługi Usługodawca korzysta z zewnętrznych dostawców technologii, w szczególności:

Treść nagrań i transkrypcji jest przekazywana wskazanym dostawcom wyłącznie w celu wykonania usługi zamówionej przez Użytkownika. Szczegóły, w tym informacje o przekazywaniu danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, opisuje Polityka Prywatności.

Ze względu na naturę technologii AI, wyniki transkrypcji i analizy mogą zawierać błędy, uproszczenia lub nieścisłości. Usługodawca nie gwarantuje pełnej poprawności merytorycznej generowanych treści — zob. § 11.

Nagranie audio wgrane przez Użytkownika jest automatycznie usuwane z infrastruktury Serwisu:

Po usunięciu nagrania audio Użytkownikowi pozostaje wyłącznie tekst transkrypcji i wygenerowany raport. Ponowne przetworzenie wymaga ponownego wgrania pliku źródłowego przez Użytkownika — Usługodawca nie przechowuje kopii zapasowej usuniętego nagrania.

Trwające zadanie transkrypcji/analizy chroni nagranie przed usunięciem do czasu jego zakończenia.

Po wygaśnięciu Planu (lub wyczerpaniu darmowej próbki) bez przedłużenia, transkrypcje i raporty są dodatkowo kasowane po okresie karencji opisanym w Polityce Prywatności — chyba że Użytkownik wcześniej skasuje je samodzielnie lub wznowi Plan.

Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły i bezawaryjny, nie gwarantuje jednak nieprzerwanej dostępności Serwisu (prace konserwacyjne, awarie, działania podmiotów trzecich dostarczających infrastrukturę lub modele AI).

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

Wobec Użytkowników niebędących Konsumentami odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do wysokości opłat wniesionych przez danego Użytkownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie szkodowe. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

Wobec Konsumentów odpowiedzialność Usługodawcy kształtują bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa — postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Konsumenta wynikających z tych przepisów.

Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana jest na czas nieokreślony i może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron w każdym czasie.

Użytkownik wypowiada umowę poprzez zgłoszenie żądania usunięcia Konta (§ 4 ust. 6).

Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, w szczególności działań opisanych w § 5 ust. 2.

Rozwiązanie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku zapłaty za usługi już wykonane.

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników opisuje Polityka Prywatności, dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.

W zakresie, w jakim Użytkownik przetwarza w Serwisie dane osobowe osób trzecich (uczestników nagranych spotkań), zastosowanie ma odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, której warunki Użytkownik akceptuje wraz z Regulaminem. Treść tej umowy dostępna jest na żądanie pod adresem kanas@kta.pl.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiana zakresu usług, zmiana przepisów prawa, zmiana podwykonawców). O zmianie Regulaminu Użytkownicy posiadający Konto zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed jej wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Serwisu po tym terminie oznacza akceptację zmian; w razie braku akceptacji Użytkownikowi przysługuje prawo do usunięcia Konta.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz — wobec Konsumentów — ustawy o prawach konsumenta.

Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów z Użytkownikami niebędącymi Konsumentami jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Wobec Konsumentów zastosowanie mają ogólne przepisy o właściwości sądu.

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji w Serwisie.